LA LETTRE
La lettre possède deux caractéristiques principales.
-Elle répond à un événement, une situation. Elle va donc exposer des faits, exprimer une prise de position par rapport à ces faits. Elle doit avoir toutes les qualités de l'expression écrite : clarté et précision avant tout.
En outre, vous allez exprimer une prise de position : il faut alors développer une argumentation avec tout ce que cela comporte comme règles d'écriture. Ainsi, les marques de l'énonciation seront nombreuses puisque les deux interlocuteurs, en l'absence l'un de l'autre, s'adressent l'un à l'autre.
-Sa présentation et sa rédaction obéissent à des règles formelles précises. Une lettre comporte trois parties essentielles : l'en-tête, le corps et la formule de politesse finale.
L'en-tête
Il doit impérativement comporter :
- l'indication du lieu d'émission et de la date d'envoi,
- le nom, l'adresse, éventuellement le numéro de téléphone et / ou de fax, l'adresse électronique de l'expéditeur,
- le nom, l'adresse du destinataire,
- la formule d'appel qui permet de connaître la relation entre les deux correspondants,
- l'indication des qualités respectives du rédacteur et du destinataire. A l'examen, il faut choisir des noms fictifs car il faut préserver l'anonymat de la copie.)
- des références indispensables ( numéro de dossier par exemple)
- dans une lettre officielle, il faut mentionner l'objet de la lettre (réclamation, demande...).
Exemples de formules d'appel
D'égal à égal | D'un subalterne à une supérieur |
Madame, Monsieur, Cher Monsieur, Chère Madame, Cher /Chère collègue, Cher ami / Chère amie | Madame, Monsieur, Madame ou Monsieur le Président, Monsieur le Directeur, Madame la Directrice, Monsieur (ou Madame) le Maire, Monsieur (ou Madame) le Député, |
Exemples d'en-têtes
Lettre habituelle
Vanessa Clarin
4 rue des Amandiers
38488 Everet
Everet, le 17 juin 20...
Lettre officielle
Vanessa Clarin
4 rue des Amandiers
38488 Everet
Le corps de la lettre
Aérez la présentation en allant à la ligne après chaque paragraphe.
Le premier paragraphe remplit le rôle d'introduction ; il reprend l'objet principal de la lettre en précisant tous les éléments nécessaires à la compréhension de la situation contenue dans le sujet. N'oubliez pas non plus que c'est la première prise de contact avec le destinataire. Chacun des autres paragraphes développera un argument connecté éventuellement au précédent de manière logique.
Le dernier paragraphe correspond à une sorte de bilan. Il doit inciter le destinataire à agir ou à réagir.
La formule de politesse
Utilisez une formule de politesse consacrée par l'usage en fonction de la relation que vous êtes censé(e) entretenir avec le destinataire de la lettre.
Exemples de formules de politesse :
Acceptez, Agréez, Veuillez agréer, Je vous prie d'accepter, l'expression de | Croyez, Veuillez croire, Je vous prie de croire à l’expression de | Recevez, Veuillez recevoir, Je vous prie de recevoir l'assurance |
mes sentiments distingués | ||
mon profond respect. mon sincère dévouement. | mes sentiments respectueux. mes sentiments dévoués. mes sentiments les plus cordiaux. mes sentiments les plus cordiaux. | mes sincères salutations. mes sentiments dévoués. mon amitié sincère. |